Afin de bénéficier de ces dispositions particulières, les généalogistes professionnels doivent obligatoirement justifier de l’exercice de leur profession en présentant une pièce justificative au moment de leur inscription. Il peut s’agir d’une carte professionnelle, qui n’est pas obligatoire, ou de l’autorisation individuelle délivrée par le Service interministériel des Archives de France avec une durée de validité de deux ans.

Les généalogistes professionnels bénéficient d’une exception aux quotas journaliers de communications de documents.

Par dérogation aux règles communes du droit d’accès, les autorisations individuelles délivrées par le Service interministériel des Archives de France permettent la consultation et la reproduction des registres de mariage et de naissance de moins de soixante-quinze ans.

Le mandat de notaire, d’assurance-vie ou de banque dans le cadre d’une recherche d’héritiers autorise aux généalogistes professionnels l’accès aux documents fiscaux et aux registres matricules (hors renseignements médicaux).

Ainsi sont accessibles aux généalogistes professionnels, en plus du régime général défini dans le code du patrimoine et sous condition expresse de présentation des justificatifs requis :

• l’intégralité de l’état civil, y compris les pièces annexes de mariage de moins de 75 ans,
• les registres de l’enregistrement de moins de 50 ans,
• les déclarations de mutations par décès.
• les registres matricules du recensement militaire (hors renseignements médicaux)

Cas particulier des jugements de divorce

Les généalogistes professionnels ne bénéficient pas d'un accès privilégié à l'intégralité des jugements de divorce, dont la communication est fixée en application de l'article  248 du code civil et de l'article 1082-1 du code de procédure civile qui stipulent que « les débats sur la cause, les conséquences du divorce et les mesures provisoires ne sont pas publics ». Seul le dispositif du divorce, c’est-à-dire la décision rendue par le juge, est immédiatement communicable. Les attendus et toutes les autres mentions sont occultés par le personnel des Archives départementales.

Les « attendus » ou « motifs » du divorce ne deviennent librement communicables qu'à l'issue des délais suivants, calculés à partir de la date du jugement :

• 75 ans (délai de communicabilité des dossiers portés devant les juridictions, article L213-2, alinéa 4, du Code du Patrimoine),
• 100 ans si y figurent des informations relatives à l’intimité de la vie sexuelle ou si des mineurs sont en cause,
• 25 ans si les deux parties sont reconnues décédées (sous réserve de présentation des justificatifs). 

Tant que ces délais ne sont pas échus, il est toutefois possible de solliciter une dérogation aux règles ordinaires de communicabilité pour accéder à l'intégralité de la décision judiciaire.

Dès que ces délais sont échus, tous les demandeurs peuvent venir consulter l'intégralité du jugement de divorce en salle de lecture, sous réserve que l'état matériel des documents le permette. 

Pour accéder aux autres types de documents non librement communicables, le généalogiste professionnel doit formuler une demande de dérogation  aux règles ordinaires de communicablité selon la procédure habituelle (voir la page Communicabilité des archives).