Officiers publics et ministériels

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1 J 1190 - Registre de maître Gaspard Garnier, notaire à Marseille : chronique et dessins (XVIIe siècle).

Vous conservez avec attention les minutes et répertoires de vos prédécesseurs, ils sont les témoins de l’histoire des familles, du territoire et de l’économie du département.

Les minutes et répertoires des notaires, commissaires-priseurs et huissiers sont des archives publiques sur lesquelles s'exerce le contrôle scientifique et technique de l'Etat assuré par le directeur des archives départementales. Leur versement aux Archives départementales leur assure des conditions de conservation adaptées et une véritable valorisation.

Les dossiers de clients, les documents de gestion de l’étude sont en revanche des archives privées, qui ne sont pas soumises aux mêmes obligations mais peuvent être proposées aux Archives départementales par les officiers publics ou ministériels.

Les Archives départementales peuvent aussi être sollicitées pour des conseils relatifs aux locaux ou aux techniques d’archives, des préconisations pour la sécurisation de ces locaux, des adresses de relieurs, des prestataires d’archivage...

Quelques règles

Les archives publiques sont imprescriptibles, quel qu’en soit le détenteur. En application du code du patrimoine, le délai pendant lequel les officiers publics ou ministériels assurent la conservation de leurs minutes et répertoires avant versement aux Archives départementales compétentes est fixé à soixante-quinze ans pour les notaires et à vingt-cinq ans pour les autres officiers publics ou ministériels » (art. R. 212-15 du Code du patrimoine et instruction DAF/DPACI/RES/2009/026 conjointe de la Direction des Archives de France et du Conseil Supérieur du Notariat du 16 décembre 2009). 

Au cas où votre étude conserverait par dérogation des documents de plus de 75 ans, la communication se fait sans restriction à toute personne qui en fait la demande, dans un espace de consultation mis à disposition et avec une surveillance permanente des documents communiqués.


Verser vos documents

Pour organiser votre versement, prenez contact avec les Archives départementales. Un bordereau de versement (descriptif des registres versés) doit accompagner vos documents. Il est un certificat de décharge pour vous et de prise en charge par le service des Archives départementales. Le responsable des fonds reste tout au long de la procédure à votre disposition pour toute question.

Les Archives départementales assurent le transfert matériel des documents.


Accéder à vos documents

Une fois le versement classé, une copie de l'instrument de recherche réalisé vous est adressée afin que vous puissiez aisément accéder en cas de besoin aux documents versés :

  • soit par consultation sur place aux horaires d’ouverture des Archives départementales.
  • soit par demande écrite. Une reproduction numérique vous sera alors adressée gratuitement dans les plus brefs délais.