Administrations de l'Etat et du Département

Les Archives départementales exercent un contrôle scientifique et technique (CST) au nom de l’Etat sur les archives publiques définies au livre II du Code du patrimoine (art. L 211-1).

Les Archives départementales offrent également une expertise auprès des services producteurs qui revêt la forme d’une assistance méthodologique notamment dans l’élaboration de tableaux de gestion qui dressent la nomenclature de tous les dossiers et prévoient pour chacun d’eux durée de conservation et traitement ultérieur.

Le contrôle scientifique et technique

Qui est concerné?

Sont concernés les services déconcentrés de l’Etat, du Conseil départemental et les organismes publics qui lui sont rattachés, les établissements publics nationaux qui ont leur siège dans le département et des organismes de droit privé qui exercent des missions de service public.

Quelles modalités?

Le contrôle scientifique et technique, destiné à assurer la sécurité des documents et défini par le Code du patrimoine (art. R 212-3) porte sur les conditions de gestion, de collecte, de tri, d’élimination et sur le traitement, le classement, la conservation et la communication des archives. Il s’exerce sur pièce (délivrance des visas préalables d’élimination, autorisation de versement d’archives définitives) ou sur place (visite de contrôle et inspection des archives et des locaux à usage d’archives, suivi de projet de mutualisation et de dématérialisation). Les demandes d’élimination d’archives comme les versements aux Archives départementales sont formalisées dans des documents appelés respectivement bordereau d’élimination et bordereau de versement.


Conseils aux producteurs

Les documents produits sont des archives au moment même de leur création et pas seulement à la fin de leur durée d’utilité administrative. Cela signifie qu’un traitement spécifique devra leur être appliqué tout au long de leur cycle de vie (de l’âge courant des documents conservés dans les bureaux à l’âge définitif correspondant aux dossiers dont l’utilité administrative ou de gestion est éteinte mais qui présentent un intérêt scientifique et historique) afin que les archives puissent pleinement et efficacement remplir leur triple rôle d’outil de bonne gestion garant de l’efficacité de l’administration, de preuve et de garantie des droits des administrés et enfin de documentation historique constituant le bien commun de la Nation.

Les Archives départementales des Bouches-du-Rhône interviennent pour aider l’ensemble des services et administrations du Département (sur demande et prise de rendez-vous) en réalisant notamment un état des lieux des pratiques et en évaluant la production documentaire en fonction des réglementations administratives, juridiques et archivistiques. Une coopération active entre les services producteurs et les Archives départementales est la base pour l’élaboration de tableaux de gestion et la mise en œuvre des procédures liées aux versements et aux éliminations des documents. Il en va de la responsabilité des services producteurs d’archives publiques d’assurer la bonne tenue et la complétude des dossiers et de ne procéder à aucune élimination sans le visa préalable du Directeur des Archives départementales sous peine de sanctions pénales (art. 322-2 du Code pénal).


Le versement

A l’issue de la durée d’utilité administrative (DUA), les producteurs d’archives publiques sont tenus de verser leurs archives définitives aux Archives départementales. Un versement est la procédure administrative à caractère juridique transférant la responsabilité des archives du service producteur vers les Archives départementales.

La procédure de versement respecte des règles strictes dont l’essentiel est l’élaboration d’un bordereau de versement à la boîte (ou registre) numérotée de 1 à n établi par le service après conditionnement dans des boîtes archives standard solides. Au cours de l’élaboration, des échanges entre les services producteurs et les Archives départementales peuvent permettre la réalisation de ce bordereau avant l’envoi définitif au service des Archives départementales pour validation.

Une fois validé, le transfert des documents pourra s’effectuer selon une organisation qui sera fixée entre les deux parties. Le service versant a la charge du transfert aux Archives départementales.

Après transfert des archives, un exemplaire du bordereau de versement signé par le directeur des Archives départementales est renvoyé au service versant muni de sa référence définitive qui devra être indiquée pour toute communication ultérieure.


L'élimination

L’élimination de tout document d’archives publiques est interdite sans le visa préalable du directeur des Archives départementales (art L 212-2 du Code du patrimoine).

La liste des documents arrivés au terme de leur durée d’utilité administrative et dont le sort final est la destruction d’après les circulaires interministérielles (disponibles sur le portail national des archives de France www.francearchives.fr) doit être reprise dans un bordereau d’élimination.

Le bordereau d’élimination (dans lequel tout sigle ou mention de type « divers » ou « affaires générales » est à proscrire) précise le nom du service, la nature des documents à éliminer, les dates extrêmes des documents et le métrage linéaire ou le nombre de boîtes.

Une fois rédigé et signé par le chef de service, le bordereau d’élimination est envoyé en deux exemplaires aux Archives départementales. Ce n’est qu’au retour du bordereau d’élimination visé par le directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits. Cette opération est à la charge du service, qui peut faire appel à une entreprise spécialisée. Elle doit se faire dans le respect de la confidentialité et de l’inaliénabilité des documents, par dénaturation (déchiquetage, broyage, incinération). Un procès-verbal de destruction intégrale des documents doit être établi à l’issu de l’opération et conservé par le service.