Venir en salle de lecture

Aucune condition d’âge, de nationalité ou de diplôme n'est requise pour la consultation des documents d’archives qui, par ailleurs, est gratuite. L’accès à la salle de lecture où les documents peuvent être consultés est cependant réservé aux détenteurs d’une carte de lecteur dont la délivrance est conditionnée à la présentation d’un document officiel d’identité en cours de validité (carte nationale d'identité, permis de conduire ou passeport). La carte est renouvelable annuellement.

L'accès aux documents d'archives est par ailleurs libre sous réserve d'exceptions (voir le chapitre communication et communicabilité).

Venir aux archives et formalités d'accueil

  • Tramway 2 et 3 (Arenc-Le Silo)
  • Métro 2 (stations Désirée Clary ou National)
  • Bus 70 (Salengro-Mirès et Ruffi-Mirès) ou 35 (Arenc-Chantérac ou Dunkerque-Gantès).

L'entrée en salle de lecture est soumise à une inscription obligatoire à l'accueil et à la délivrance d'une carte de lecteur. Un mot de passe sera également donné pour permettre de valider les commandes de documents dans le système informatique LIGEO.

Des casiers-consignes sont enfin mis à la disposition du public pour y déposer ses affaires. Les Archives déclinent toute responsabilité à cet égard. Seul le matériel utile à la prise de note est autorisé (voir la liste du matériel autorisé et/ou interdit).


La salle de lecture

La salle de lecture dispose de quinze postes informatiques comprenant un lecteur de CD-DVD muni d'une prise casque et d'une carte son. Cinq de ces postes sont réservés à la commande des documents tandis que les dix restants sont destinés à la consultation des bases numérisées. Le wifi est également disponible en salle. Des agents se tiennent par ailleurs à la disposition des usagers afin d'assurer une médiation technique des outils informatiques, le prêt de microfilms inter-services, ainsi que la délivrance et l’encaissement des droits relatifs à la reproduction des documents, notamment des photocopies.


Communication et communicabilité

Les demandes de consultation des documents se font par les postes informatiques placés devant le permanent de salle par le logiciel LIGEO. Il n’y a pas de réservation par téléphone, télécopie ou courrier électronique.
Le nombre d'articles est limité à dix par demi-journée. Les articles sont consultables un à un. Trois articles peuvent cependant être maintenus en réserve pendant huit jours à partir de la dernière date de consultation.

Heures des levées des documents :

Les levées ont lieu toutes les demi-heures environ de 9h15 jusqu'à 17h. Il n'y a pas interruption des communications entre 12h et 14h.

Attention, tous les documents ne sont pas librement communicables (article L 213-2 du code du patrimoine) mais une demande de dérogation de consultation d’archives non librement communicables en raison des délais légaux peut être effectuée.L'autorisation est délivrée par le ministre de la Culture dans un délai de deux mois. Certains documents fragiles ou précieux ne sont par ailleurs consultables que sous un support de substitution (microfilm ou CD). Les documents trop fragiles ou en mauvais état ne sont pas consultables.


Reproduction des documents

La photocopie des documents d’archives est assurée exclusivement par le personnel du service et ne peut concerner que les feuilles volantes et les documents enliassés.Les documents fragiles (parchemin, calque...), les grands format, les documents ronéotypés sont exclus de la photocopie. Aucune demande de photocopie de document relié ne sera satisfaite.

Les documents non photocopiables peuvent être photographiés par les usagers sous réserve de ne pas faire usage du flash. Quand les documents ne peuvent être photocopiés ou quand la demande de reproduction porte sur un grand nombre de pages (plus de 10 A3, plus de 20 A4), ou encore pour toute demande de prise de vue numérique, le lecteur est invité à remplir une demande de devis pour travaux de reprographie ou de photographie numérique (se renseigner auprès du permanent scientifique).

Attention, la reproduction des documents communiqués par dérogation du ministère de la Culture doit faire l'objet d'une demande d'autorisation spécifique.  


Réutilisation des données publiques

La réutilisation des données publiques est une utilisation à d'autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle les documents ont été produits ou reçus. Dans ses publications, produits et services, le réutilisateur est tenu d'indiquer la source de l'information (sous la forme : cote/ Arch. dép. Bouches-du-Rhône).

Par sa décision du 10 février 2017, le Département des Bouches-du-Rhône a décidé de soumettre au paiement d'une redevance la réutilisation commerciale portant sur des fichiers-images issus des programmes de numérisation. Les réutilisations soumises à redevance impliquent la signature d'une licence de réutilisation. Pour tout autre usage, la réutilisation est gratuite et ne nécessite la signature d'aucune licence (voir les tarifs de réutilisation commerciale).


Règles de fonctionnement et droits en matière de consultation à l'attention des généalogistes professionnels

Les généalogistes professionnels bénéficient de dispositions particulières concernant aussi bien les quotas journaliers que les accès à certaines catégories de documents.

Inscription

Afin d’en bénéficier, ils doivent obligatoirement justifier de l’exercice de cette profession en présentant au moment de leur inscription une pièce justificative. Il peut s’agir d’une carte professionnelle, qui n’est pas obligatoire, ou de l’autorisation individuelle délivrée par le Service interministériel des Archives de France avec une durée de validité de deux ans.

Communication des documents

Quotas de documents : les généalogistes professionnels bénéficient d’une exception aux quotas journaliers de communications de documents.

Accès par dérogation à des documents non librement communicables

Par dérogation aux règles communes du droit d’accès, les autorisations individuelles délivrées par le Service interministériel des Archives de France permettent la consultation et la reproduction des registres de mariage et de naissance de moins de soixante-quinze ans.

Le mandat de notaire, d’assurance-vie ou de banque dans le cadre d’une recherche d’héritiers autorise aux généalogistes professionnels l’accès aux documents fiscaux et aux registres matricules (hors renseignements médicaux).

Ainsi sont accessibles aux généalogistes professionnels en plus du régime général défini dans le Code du Patrimoine, sur présentation des justificatifs :

  • l’intégralité de l’état civil, y compris les pièces annexes de mariage de moins de 75 ans,
  • les registres de l’enregistrement de moins de 50 ans,
  • les déclarations de mutations par décès.
  • les registres matricules du recensement militaire (hors renseignements médicaux)

Cas particulier des jugements de divorce

L’intégralité d’un jugement de divorce n’est pas communicable aux généalogistes professionnels en vertu de l’article 248 du code civil et de l’article 1082-1 du code de procédure civile qui stipule que « les débats sur la cause, les conséquences du divorce et les mesures provisoires ne sont pas publics ». Seul le dispositif du divorce, c’est-à-dire les décisions rendues par le juge, est immédiatement communicable. Les attendus et toutes les autres mentions doivent être occultés par le personnel des Archives départementales.

Les « attendus » ou « motifs » du divorce ne sont pas communicables à compter de la date du jugement, avant les délais suivants :

  • 75 ans (délai de communicabilité des dossiers portés devant les juridictions, article L213-2, alinéa 4, du Code du Patrimoine),
  • 100 ans si y figurent des informations relatives à l’intimité de la vie sexuelle ou si des mineurs sont en cause,
  • 25 ans si les deux parties sont reconnues décédées.

Il est toutefois toujours possible de solliciter une dérogation auprès du ministère de la Culture.

Dès que la date du document a dépassé les délais indiqués, tous les demandeurs peuvent venir le consulter en salle de lecture. Seul un mauvais état matériel peut en empêcher la communication.

Procédure de dérogation

Pour obtenir l’accès à un document non librement communicable, il est possible de faire une demande de communication par dérogation en remplissant le formulaire disponible sur le site des Archives départementales ou en salle de lecture. Ce formulaire est à renvoyer aux Archives départementales qui procéderont à l’instruction du dossier en le soumettant pour avis au service producteur, puis l'enverront au Service interministériel des Archives de France. Une fois l’autorisation octroyée, le demandeur a alors accès au document. Il lui appartient de préciser, dans sa demande, s’il souhaite obtenir une reproduction, qui n’est pas de droit.