Archives des communes et des intercommunalités

Les archives communales et intercommunales sont des archives publiques imprescriptibles et inaliénables. Le Maire ou le Président en est donc responsable au civil et au pénal. Il doit en assurer la conservation et la communication au public. Ces obligations sont assurées sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat par l’intermédiaire des Archives départementales qui, sous l'autorité du Préfet, exercent ce contrôle. Le service des Archives du département a également un rôle de conseil et d’accompagnement des collectivités territoriales dans la gestion de leurs archives.

Obligations et responsabilités des collectivités

  • Conservation

Les communes et les intercommunalités sont propriétaires de leurs archives. A ce titre, les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les collectivités (achat de boîtes d’archives, aménagement d'un local de conservation, classement, restauration de documents...).

Toute destruction de documents doit être obligatoirement soumise au visa préalable d'élimination délivré par les Archives départementales.

  • Récolement réglementaire

Après chaque renouvellement de l’exécutif, un récolement doit être établi. Il s’agit d’un état des lieux des archives qui se présente sous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le Maire/Président sortant) et de prise en charge (pour le Maire/Président entrant) accompagné d’un état sommaire ou détaillé des archives présentes dans la collectivité.

  • Tenue des registres des actes administratifs

Depuis le 11 juillet 2010, les registres des délibérations, arrêtés et autres actes administratifs font l’objet d’une nouvelle réglementation qui précise les contenus des registres et les modalités de reliure des actes (voir le décret et la circulaire).

  • Communication

Les archives communales et intercommunales sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elles doivent toutefois être consultées exclusivement dans les locaux de la collectivité. Le Code du patrimoine prévoit pour certaines catégories de documents des délais de communicabilité (voir l’article L. 213-2 du CDP).


Les Archives départementales au service des collectivités

  • Contrôle

Le directeur des Archives départementales est chargé, sous l'autorité du Préfet, du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales. Ce contrôle s’exerce notamment par la délivrance de visas préalables à toute élimination de documents publics (voir le modèle de bordereau d'élimination en bas de page), l’approbation concernant tous travaux de construction et d'aménagement de locaux d'archives, les visites sur place.

  • Dépôt des archives communales et intercommunales

Les communes peuvent décider, après délibération du Conseil municipal, et en accord avec le service des Archives du département, de confier leurs archives en dépôt aux Archives départementales. Les documents, restant la propriété des communes, intègrent la série E (voir les archives communales et intercommunales déposées).

Ce dépôt est obligatoire pour les communes de moins de 2 000 habitants. Une dérogation peut être accordée par le Préfet, sur avis du directeur des Archives départementales, si les conditions de conservation sont satisfaisantes dans les locaux municipaux.

Les intercommunalités peuvent conserver leurs archives ou les confier, par convention, au service d'archives de l'une des communes membres ou bien les déposer, après délibération du Conseil intercommunal, aux Archives départementales.

Pour les communes et intercommunalités, le dépôt est prescrit d'office par le Préfet si les archives sont en danger, quelles que soient l'importance de la collectivité et la nature des documents.

  • Classement et sélection

Des textes réglementaires facilitant le tri et la conservation des documents produits par les communes et leurs groupements sont diffusés et mis à jour par le Service interministériel des Archives de France (SIAF). Les principaux textes applicables sont consultables ici et ici.

  • Conseils et accompagnement

Classement et éliminations. Les Archives départementales peuvent accompagner les communes et les intercommunalités dans leurs travaux de traitement de leurs archives (collecte, tri, classement, éliminations, tableau de gestion…).

Construction et aménagement de locaux d'archives. Au titre du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, les Archives départementales apportent leur avis pour tout projet d'aménagement et d'équipement de locaux d'archives.

Restauration. Les Archives départementales apportent des conseils et un suivi technique dans le cadre de travaux de restauration d’archives menés par les collectivités.

Subventions. Les communes et les intercommunalités peuvent bénéficier de subventions auprès du Conseil départemental et de la Direction régionale des affaires culturelles (DRAC) pour les projets suivants : équipements mobiliers ou spécifiques garantissant une meilleure conservation, installations techniques garantissant la sécurisation des locaux d’archives, travaux de restauration. Au titre du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives des collectivités territoriales, les Archives départementales apportent leur avis pour toute demande de subvention.

Réunions d’information. Une à deux fois par an, les Archives départementales et le Centre de gestion des Bouches-Rhône (CDG13) organisent des réunions d’information et de réflexion à destination du réseau des archivistes communaux et intercommunaux du département.