Archives départementales

La Provence, pays de droit écrit, développe très tôt l'institution des notaires publics, personnages destinés à conférer aux actes une valeur d'authenticité par l’apposition de leur signature.

Officiers publics, les notaires ont depuis 1928 la possibilité, et depuis 1979 l’obligation, de remettre leurs actes et répertoires aux Archives départementales.

Quatre-vingt-six fonds d’études ont ainsi été versés dans les Bouches-du-Rhône composant un ensemble documentaire exceptionnel de presque 8 kms. Plus de 60 000 registres dont 7 000 au moins du XIII^e au XVI^e siècles constituent la preuve de l’importance que tous, riches ou pauvres, attachaient à la conservation de ces témoins de leur vie familiale, de leur patrimoine ou de leurs activités économiques.

Et parfois au hasard des registres le notaire se fait chroniqueur de son temps, versifie ou simplement dessine.

Archives publiques, les archives des notaires sont versées et consultables après un délai de 75 ans. Elles sont organisées par étude (sous-séries 300 E à 426 E pour les Bouches-du-Rhône). Chaque fonds comporte en principe les rubriques ou répertoires et les actes reliés chronologiquement.

Outils d’accès aux actes on y trouve le nom des parties, la date et parfois l’objet.

• Les répertoires chronologiques présentent les actes dans l’ordre de leur production. Ils existent dès le Moyen Âge et deviennent obligatoires à la Révolution.
• Les tables ou répertoires alphabétiques englobent aussi généralement l’ensemble des actes. Au XVI^e siècle, ils sont communément établis par prénom, ce n’est que dans la seconde moitié du XVII^e siècle qu’ils deviennent patronymiques. Ces tables ou répertoires alphabétiques sont pour la plupart d'entre eux numérisés et disponibles en ligne ici. 

   

Parce que ses écrits ont force probante, on fait appel au notaire pour les actes importants touchant les biens (ventes, baux, reconnaissances de dettes…) mais aussi l’intimité des familles (contrats de mariage, d'apprentissage, testaments, successions…).

Au Moyen Âge et jusqu’en 1539 le notaire tient deux types de registres, tous rédigés en latin :

• Les protocoles ou brèves composés de notes informes destinées à la rédaction de l'acte. Ces registres comportent l’ensemble des actes reçus par le notaire.
• Les extensoires ou étendues, où l'acte est retranscrit et règlementairement mis en forme. Cette transcription n’a lieu que lorsque l'intéressé demande une expédition de son acte appelée aussi grosse.

La promulgation de l'ordonnance de Villers-Cotterêts en 1539 marque une profonde rupture dans la pratique notariale :

La minute, document unique, remplace les protocoles et les extensoires. Elle est signée par le notaire et obligatoirement rédigée en français. Le notaire devient responsable de la conservation de ses minutiers.

Enfin les notaires d’Ancien Régime cumulent souvent avec leur office celui de greffier d'une juridiction ou d'un conseil de ville. Quelques traces de ces activités apparaissent dans leurs fonds.

Pour retrouver un acte il faut connaître le nom du notaire et sa date de rédaction.

Avant tout déplacement il est possible de s’assurer du lieu de conservation d’une minute grâce à l’état sommaire des études. Ce document est constitué de deux parties :

• Un index par nom de notaire est placé en fin de document, il renvoit à un numéro de fonds.
• Ce numéro donne accès à la fiche de l’étude située en première partie et indique le lieu de conservation des minutiers (Archives départementales ou étude).

Il est également possible d’obtenir une copie d’acte par courrier ou courriel auprès des Archives départementales en stipulant le nom du notaire, le nom des parties et la date de l'acte.

Un tutoriel des Archives de France sur les recherches notariales peut aussi aider l'usager.