La numérisation des répertoires alphabétique de notaires
Numériser : pourquoi ?
La numérisation de documents patrimoniaux a pour objectif premier de protéger les originaux en proposant la consultation de leurs copies numériques. Ce principe de conservation est le critère essentiel utilisé par les archivistes pour définir leur politique de numérisation. La fragilité peut être inhérente aux documents ou bien aggravée par de fréquentes consultations : le choix se porte donc particulièrement sur les typologies documentaires les plus consultées et les plus fragiles. Citons à titre d’exemple l’état-civil ou les plans du cadastre napoléonien.
La numérisation des répertoires des notaires obéit à ces mêmes critères. Ces volumes très consultés sont une clef d’entrée essentielle pour retrouver des actes notariés à partir du nom des contractants. Certaines tables remontent au Moyen-Âge.
Le plan de numérisation des répertoires alphabétiques : un travail collectif
La décision de numériser les répertoires alphabétiques a été prise en 2017. Cinq ans ont été nécessaires pour mener à bien cette opération. Car établir un plan de numérisation, ce n’est pas seulement numériser. Il a fallu organiser une campagne de restauration pour rendre à nouveau possible la manipulation de certains répertoires en très mauvais état, seul moyen d’en permettre ensuite la numérisation.
En parallèle de cette opération de restauration, l’archiviste chargée des fonds des notaires a travaillé à l’amélioration du classement et de la description des répertoires. En effet, pour permettre d’interroger les fichiers-images de façon fiable, il convient en particulier de relever, vérifier et indexer les noms des notaires et les dates des répertoires.
Pour le chantier de numérisation proprement dit, les Archives départementales ont fait appel à des entreprises spécialisées. Deux prestataires se sont ainsi succédé afin de réaliser les prises de vues des documents dans nos locaux. Recourir à des prestataires privés permet d’utiliser des appareils de numérisation plus perfectionnés et de bénéficier d’une cadence de production plus élevée, avec des opérateurs à temps complet sur ces tâches. Quant au choix d’installer l’atelier de numérisation dans nos locaux, il permet de garantir par un contrôle régulier le respect des règles de conservation et de numérisation que nous exigeons. Et pour nos lecteurs, cela a eu l’avantage de ne bloquer la communication des documents que pendant quelques jours, le temps de la numérisation.
À ce jour, les images mises en ligne représentent environ 1 500 volumes, soit 250 000 images et 500 000 pages de documents couvrant une période de 1361 à 1938. Malgré ce travail important, environ 10 % des répertoires n’ont pu être numérisés, le plus souvent en raison de l’épaisseur de la reliure, qui dépasse les possibilités offertes par les appareils existants. D’autres solutions devront être trouvées.
La numérisation aux Archives départementales
La mise en ligne des répertoires des notaires vient compléter les importants plans de numérisation mis en œuvre depuis plus de vingt ans aux Archives départementales. Ces plans ont rendu accessibles des millions d’images via le site Internet www.archives13.fr, quels que soient le jour de la semaine ou l’heure de la journée.
Les chantiers se poursuivent et très prochainement, vous pourrez découvrir sur notre site la première partie du fonds Louis Sciarli, le photographe officiel des Chantiers navals de La Ciotat (16 Fi).
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