Archives départementales

La préfecture, par la direction des migrations, de l'intégration et de la nationalité est en charge de l'instruction des demandes de titres de séjour des ressortissants étrangers. Ces dossiers sont aujourd'hui numérisés et intégrés dans les systèmes de gestion électronique de documents (GED) des préfectures (Gargantua édité par la société Siatel, Docubase édité par Docubase systems (groupe Tessi), Iris édité par Iris).

Les dossiers ont été adressés à l'Imprimerie nationale qui a eu en charge la numérisation des dossiers : ils ont été conservés chez IN Groupe (marque du groupe Imprimerie Nationale) qui a extrait l'échantillon et a procédé au versement ainsi qu'à l'élimination des dossiers non retenus (volume de 80,3 ml), après obtention du visa réglementaire du directeur des Archives départementales le 15 décembre 2023, pour le compte de la Préfecture.

L'archivage des dossiers de demande de titre de séjour des étrangers produits par les préfectures était régi au départ par la circulaire conjointe du ministre des affaires sociales, de la santé et de la ville, du ministre de l'intérieur et de l'aménagement du territoire et du ministre de la culture et de la francophonie AD 94-7 du 5 juillet 1994 relative au traitement et à la conservation des documents liés à la nationalité, produits dans les préfectures et sous-préfectures (état civil, naturalisation, étrangers). La nécessaire refonte de cette circulaire pour la partie relative aux titres de séjour des étrangers a abouti à la rédaction de la circulaire DGP/SIAF/2011/021 du 15 novembre 2011 qui prend également en compte le contexte de dématérialisation croissante de ces dossiers. Ceux-ci sont en effet aujourd'hui largement numérisés et intégrés dans les systèmes de gestion électronique de documents (GED) des préfectures (Gargantua édité par la société Siatel, Docubase édité par Docubase systems (groupe Tessi), Iris édité par Iris). Un premier groupe de travail s'est réuni en 2006 puis en 2008 sur le sujet puis un autre groupe de travail, plus spécialisé, s'est attaché à réviser les durées d'utilité administrative à appliquer aux dossiers de demande de titre de séjour des étrangers et à définir les modalités d'archivage électronique de ces demandes. La circulaire aborde donc d'une part la question des durées d’utilité administrative et sorts finaux à appliquer aux dossiers de demande de titre de séjour des étrangers et elle présente d'autre part le profil rédigé par le groupe de travail sur la base du standard d'échange des données pour l'archivage annexé à cette circulaire et diffusé en ligne sur le site de la modernisation de l'État.

Application de la circulaire DGP/SIAF/2011/021 du 15 novembre 2011 (Circulaire NOR MCCC113098OC) sur le cycle de vie et la dématérialisation des dossiers de demande de titre de séjour des ressortissants étrangers gérés par les préfectures et profil du standard d'échange des données pour l'archivage (SEDA) s'y rapportant.

Le sort final des dossiers est fixé après expiration de la durée d'utilité administrative des dossiers de demande de titres de séjour des ressortissants étrangers gérés par les préfectures qui est soit à compter du décès du demandeur, soit à compter de la naturalisation du demandeur, soit 5 ans à compter du moment où le demandeur a volontairement rendu son titre, soit 5 ans à compter de la fin de validité du dernier titre délivré, soit 5 ans à compter de la dernière mesure d'éloignement notifiée à l'étranger.

En raison de leur intérêt historique d'une part et de la conservation, par les Archives nationales, d'informations relatives à tout étranger ayant demandé un titre de séjour issues de la base nationale AGDREF d'autre part, les dossiers de demande de titre de séjour des ressortissants étrangers doivent, à l'issue de leur DUA, faire l'objet d'un échantillonnage, soit sous leur forme papier, soit sous leur forme électronique. La masse des dossiers pouvant fortement varier d’un département à un autre, l’échantillon sera modulé en fonction de la densité démographique. Dans le cas de la préfecture des Bouches-du-Rhône, elle est identifiée comme une préfecture de strate 4 (dont la population est supérieure à 1 million d’habitants), le nombre de dossiers de titres de séjour à verser pour une année est de 1 sur 50 (soit 2% de la masse des dossiers).

L'application AGDREF a été créée en 1993 sans que l'archivage des données ait alors été prévu. En effet, lors de la constitution de ce fichier, et conformément à la déclaration CNIL, il n'était prévu que des modalités d'archivage intermédiaire puis des purges (éliminations) des données. Ces purges ont été effectuées jusqu'en 2004, c'est-à-dire qu'elles ont concerné tous les dossiers clos avant 1997, pour lesquels il n'y a donc pas d'information conservée au niveau central. Pour cette raison et afin de garder une trace historique complète palliant la perte des informations d'AGDREF, il est demandé d'appliquer les préconisations suivantes : si les dossiers ont été numérisés et entrés dans une GED, on pourra conserver un échantillon de dossiers tel que prévu au 2.1.2, à condition de conserver impérativement et en intégralité les index prévus au même point. La conservation de ces index doit permettre de compenser la perte des données AGDREF.

Les 1173 dossiers conservés sous format papier sont uniquement désignés par leur numéro AGDREF et constituent 2% (1 dossier sur 50) de la masse constituée à l'origine de 58650 dossiers.