Archives départementales

Le versement a été effectué par l'unité de direction de la Direction de la Culture du Conseil général des Bouches-du-Rhône.

L’Unité de direction de la direction de la Culture comprend : 

- Le pôle projets stratégiques et développement culturel qui réunit les compétences d’expertise dans les domaines artistiques, culturels et techniques. Il est composé d’un secteur "projets" et d'un secteur "communication".

- Le pôle évènements et partenariats des politiques publiques stratégiques qui est chargé de veiller à la bonne mise en œuvre de toutes les programmations (évènementielles, culturelles ou autres) permettant la mise en valeur des politiques publiques du Département.

- Le secrétariat général composé d'un pôle administratif regroupant les secteurs "administration générale–évaluation", "ressources internes" ainsi que la cellule finances ; d'un pôle opérationnel  regroupant les secteurs "partenariat", "saison 13" et "production" (Arrêté du 5 avril 2018 portant organisation des Services du Département des Bouches-du-Rhône).

Conformément au Cadre méthodologique pour l’évaluation, la sélection et l’échantillonnage des archives publiques (2014), les dossiers de subventions ont fait l’objet d’un échantillonnage (tri aléatoire).

L’effectif de départ choisi est la mandature 2004-2007. Il est de 3 525 dossiers qui présentent une homogénéité forte (cas général).

Selon le tableau de calcul de la taille de l’échantillon p.37, le taux de prélèvement est de 1 pour 20 ce qui représente un échantillon de 176  dossiers qui sont versés à titre définitif aux Archives départementales.

La ventilation par année des dossiers prélevés est la suivante : 44 dossiers en 2004, 45 dossiers en 2005, 42 dossiers en 2006 et 45 dossiers en 2007.

Un tri sélectif a été, par ailleurs, opéré au sein des subventions aux monuments historiques : sont conservés les dossiers de subventions attribuées à l’association diocésaine de Marseille Notre Dame de la Garde, à l’association le Centre le Mistral pour la restauration du prieuré de Saint-Jean de Garguier ainsi qu’à l'association les Amis de la chapelle Saint-Mitre à Aix-en-Provence. Il s’agit en effet de subventions particulièrement importantes réparties sur plusieurs années.

Le reste des dossiers a été éliminé conformément à l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, p. 107. Les éliminations ont été équivalentes à 43 ml.

Les dossiers de demande de subvention étaient classés par année d'attribution,  secteurs (musique, livre, arts plastiques, audiovisuel, danse, patrimoine, culture provençale, théâtre, aide aux salles de cinéma, théâtre, activités pluridisciplinaires) et date de la commission permanente.