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Faire une recherche dans les archives notariales

Sommaire

Ce qu'il faut savoir

Dernière mise à jour février 2014


 

Les raisons de chercher un acte de notaire sont multiples puisque ce type de document peut concerner tout type de contrat ou de transaction : contrats de mariage, testaments, inventaires après décès, acquisitions ou ventes de propriété, transactions commerciales, etc. Les actes de notaires, dont les plus anciens conservés remontent au XIIIe siècle, sont également très précieux pour les généalogistes.
Lorsque le notaire établit un acte pour un particulier, il en délivre un exemplaire (la grosse), et garde l’acte authentique dans ses archives. Ces actes, appelés minutes, sont reliées par ordre chronologiques dans des registres, les minutiers. Des rubriques ou répertoires, qui sont des index facilitant la recherche des actes, peuvent se trouver avant ou après les minutes, ou bien faire l’objet de la tenue d’un registre particulier.  
Les registres notariés de plus de 75 ans sont versés aux Archives départementales : vous pouvez donc y retrouver un acte dont la grosse a disparu… Toutes les études conservant des registres de plus de 75 ans ont versé une partie de leur fonds aux Archives départementales des Bouches-du-Rhône. Pour les actes de moins de 75 ans, il faut s’adresser directement à l’étude qui a l’obligation de conserver ses minutes. Cependant, il arrive que les registres soient versés un peu après 75 ans, et il est toujours préférable de vérifier par téléphone le lieu de conservation d’un registre avant de vous déplacer aux Archives départementales ou à l’étude d’un notaire.  
Les fonds des notaires sont cotés en série E. Ils sont classés par étude notariale. A chaque étude correspond une cote dans la série E (par exemple 310 E, 408 E …). Une étude a souvent intégré au cours de son histoire les archives et les activités d’études plus anciennes disparues. C’est pourquoi le fonds d’une étude peut regrouper les minutiers relatifs à plusieurs communes.

Comment retrouver un acte ?

Si vous connaissez le nom du notaire et la date de l’acte

Dans ce cas, votre recherche sera relativement facile.
Vous devrez vous reporter à la Généalogie des notaires des Bouches-du-Rhône disponible en salle de lecture, pour identifier l’étude notariale dans laquelle le notaire a exercé, et la cote des archives de cette étude aux Archives départementales.
Ensuite, vous pourrez facilement retrouver la cote du registre et l’acte recherché, classé dans le registre tenu par ordre chronologique.

Si vous connaissez le nom du notaire, mais pas la date de l’acte

La Généalogie des notaires des Bouches-du-Rhône permet d’identifier le lieu d’exercice du notaire et le fonds de l’étude concernée.
Il faut ensuite consulter les répertoires chronologiques et leurs listes d’actes pour retrouver la date de l’acte. Les répertoires alphabétiques, classés par le nom des parties, sont également très utiles.
Pour la période médiévale ou de l’Ancien Régime, il faut utiliser les rubriques qui renvoient au numéro de folio du registre contenant l’acte recherché.

Si vous ne connaissez ni la date de l'acte, ni le nom du notaire

Dans ce cas, la recherche sera plus longue et aléatoire.
Les Archives départementales des Bouches-du-Rhône conservent un ensemble exceptionnel d’environ 40 000 minutiers notariaux. Il est donc impossible de feuilleter au hasard les registres à la recherche d’un acte dont l’existence est simplement supposée.
L’un des plus sûrs moyens de faire malgré tout aboutir votre recherche est de recourir aux archives fiscales. En effet, dès l’Ancien Régime, le prélèvement d’un impôt lié à l’enregistrement de tout acte notarié créateur de droits ou d’obligations a entraîné l’élaboration de plusieurs types de répertoire, aux entrées multiples, qui permettent de retrouver la trace d’un acte, ou même d’en avoir la transcription intégrale.


 

Pour la période d’Ancien Régime

le nom d’un notaire se retrouve en consultant deux types de documents : les registres de l’insinuation et les registres du contrôle des actes  . Dans ces deux cas, sont renseignés la nature et la date de l’acte, les noms des parties ainsi que le nom du notaire.
Les registres de l’insinuation   classent les actes des notaires par lieu, puis par ordre chronologique. Toutefois, environ 10% des actes seulement sont concernés par ces registres.

Les registres du contrôle des actes classent les actes par bureau de contrôle et par ordre chronologique. A la différence des registres de l’insinuation, tous les actes notariés sont enregistrés par le contrôle des actes. Des tables (des vendeurs, des acquéreurs, des contrats de mariage, des testaments…), établies par bureau, facilitent la recherche mais n’existent que pour une période tardive et pour les bureaux les plus importants.


 

A partir de 1800

vous pouvez retrouver un acte de notaire à partir des archives des Hypothèques et de l’Enregistrement.
Les archives des bureaux des Hypothèques comprennent notamment des registres dits de transcription, parce qu’ils rassemblent les transcriptions intégrales, dans l’ordre chronologique de leur établissement, de tous les actes notariés concernant un bien foncier ou immobilier situé dans l’arrondissement où est implanté le bureau. Si vous connaissez la référence de l’acte dans ces registres, la consultation de la transcription hypothécaire peut vous dispenser de recourir au registre notarié. Cependant, les registres de transcriptions ne comprennent pas les plans qui sont parfois annexés à un acte notarié.
Pour la période postérieure à 1955 pour Aix et Marseille et 1945 pour Tarascon, les registres sont encore conservés dans les trois conservations des hypothèques du département dont les ressorts coïncident avec ceux des tribunaux de grande instance :

Pour la période antérieure aux années citées précédemment, les registres ont été versés aux Archives départementales :

ATTENTION
Les registres d'hypothèques de moins de 50 ans ne sont pas librement communicables.
L'usager ne peut en aucun cas feuilleter seul un registre hypothécaire de moins de 50 ans. Il peut toutefois demander la reproduction de l'acte transcrit au tarif usuel de la régie, qui lui sera remise soit de façon immédiate en fonction de la disponibilité des agents de la salle de lecture, soit de façon différée en remplissant le formulaire de demande de reproduction et en procédant à l'envoi à domicile.

Retrouvez les tables et répertoires des hypothèques des BdR numérisés dans la rubrique "Archives en ligne".

Les archives des bureaux de l’Enregistrement prennent la suite de ceux du contrôle des actes, ce qui n’a rien d’étonnant puisque ces bureaux, créés aux premiers temps de la Révolution, ont repris les attributions de l’administration du contrôle des actes. Implanté au niveau du canton, chaque bureau enregistre, c’est-à-dire homologue moyennant la perception d’un droit, tout acte créateur de droits intéressant un contribuable du ressort. De même que ceux du contrôle des actes, les services de l’Enregistrement ne transcrivent cependant qu’un résumé des actes.
Les archives des bureaux de l’enregistrement juxtaposent plusieurs séries de registres :

A partir de 1865-1866, les tables de l’Enregistrement, à l’exception des tables des successions qui ont été maintenues, ont été remplacées par une table unique, appelée registre des droits célés. Chaque propriétaire possessionné dans le ressort du bureau se voyait ouvrir un compte, appelé case, pour tout acte nouveau (vente, achat, donation, etc). Un fichier alphabétique permet de retrouver tous les numéros de cases d’un même individu.
Les archives de l’Enregistrement permettent donc non seulement de retrouver les références des actes notariés passés depuis 1790 et souvent d’identifier le notaire qui les a établis. Si vous connaissez la date de l’acte, mais pas le nom du notaire, vous pourrez le retrouver facilement en consultant directement les registres. Si vous ne connaissez ni la date, ni le notaire, vous devrez utiliser les tables, en vous servant de ce que vous connaissez, par exemple le nom d’une des parties. Pourvus des renseignements procurés par ces archives, il ne vous restera qu’à vous assurer que les archives notariales auxquelles elles renvoient ont bien été conservées.

ATTENTION
Les registres de l'Enregistrement de moins de 50 ans ne sont pas librement communicables.
La communication se fait seulement si l'usager a rempli au préalable une demande de dérogation. Les parties contractantes ou leurs ayants cause doivent quant à elles présenter l'ordonnance du juge du tribunal d'instance territorialement compétent qui les autorise à consulter ces registres.
Cette consultation se fait uniquement par extrait d'actes. L'usager, ayant cause ou pas, ne peut en aucun cas feuilleter seul un registre de l'Enregistrement de moins de 50 ans. Il peut toutefois demander la reproduction de l'acte au tarif usuel de la régie, qui lui sera remise soit de façon immédiate en fonction de la disponibilité des agents de la salle de lecture, soit de façon différée en remplissant le formulaire de demande de reproduction et en procédant à l'envoi à domicile.

Les notaires intervenant dans le cadre d'un règlement de succession sont soumis aux mêmes dispositions. Les personnes agissant à leur demande, les généalogistes successoraux, doivent produire avant toute demande de communication un mandat notarial pour le règlement de la succession en cours.

Retrouvez les tables des décès, successions et absences de l'Enregistrement des BdR numérisées dans la rubrique "Archives en ligne".

Voir aussi

>> Les Archives des notaires

>> Les impôts

La source notariale aux AD 13 (fichier .doc59 Kb)

Mode d'emploi de la base Hypothèques (fichier .doc1216 Kb)

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