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Les archives des notaires

Dernière mise à jour septembre 2016


 

Lorsque le notaire établit un acte pour un particulier, il en délivre un exemplaire (la grosse) et garde l’acte authentique dans ses archives. Ces actes, appelés minutes, sont reliés par ordre chronologique dans des registres, les minutiers, qui, lorsqu’ils ont plus de 75 ans, sont versés aux Archives départementales. Ces minutiers regorgent d’actes précieux pour retrouver la trace d’un ancêtre ou approfondir la connaissance que vous aviez de son mode de vie : les contrats de mariage et les testaments sont directement liés à l’histoire des familles ; les actes de vente ou de constitution de rentes, les baux ou encore les inventaires après décès permettent de cerner le patrimoine d’une personne.
Dans les Bouches-du-Rhône comme dans beaucoup de département français, les associations de généalogistes amateurs ont entrepris le dépouillement systématique des testaments et des contrats de mariage contenus dans les minutiers des Archives départementales. Les listes qui résultent de ce travail sont en libre accès dans les deux salles de lecture des Archives départementales, à Aix-en-Provence et Marseille. Le relevé est bien sûr incomplet, en raison de l’importance des fonds à dépouiller, qui occupent 7 kilomètres linéaires de rayonnage. Il peut cependant grandement vous faciliter la tâche.

Voir aussi

>> Les Archives des notaires

>> Faire une recherche dans les archives notariales

Les recensements de population et les listes électorales

les recensements de population

Un recensement est une opération administrative qui consiste à recueillir de façon systématique auprès d’une population donnée des informations qui feront l’objet d’une exploitation statistique. Le dénombrement de la population est l’un des résultats du recensement. Les recensements de population ont été réalisés tous les cinq ans de 1836 à 1936, puis de manière moins régulière. Du fait de la guerre, celui de 1871 a eu lieu en 1872 et il n’y en a pas eu en 1916 ni en 1941. Après 1950, le rythme des recensements s’est ralenti et la procédure a été totalement renouvelée depuis 2002.
C’est à partir de 1836 que commence la grande série des listes nominatives des dénombrements de population qui détaillent les résultats des recensements quinquennaux. Pour chaque localité, ces listes donnent, lieu-dit après lieu-dit ou rue après rue, des informations de base sur chaque individu recensé : nom, prénom, année et lieu de naissance, nationalité, situation par rapport au chef de famille, profession, et même, lors du recensement de 1851, religion et infirmités ou maladies.
Jusqu’en 1946, les Archives départementales des Bouches-du-Rhône conservent des listes nominatives pour toutes les communes du département et pour presque toutes les années de recensement (1836, 1841, 1846, 1851, 1856, 1861, 1866, 1872, 1876, 1881, 1886, 1891, 1896, 1901, 1906, 1911, 1931, 1946) ; seules font exception les années 1921, 1926 et 1936 pour laquelle n’ont été conservés que les états récapitulatifs sommaires, et la ville de Marseille pour laquelle il n’existe pas de liste avant 1856.
Autre particularité marseillaise, les listes nominatives y sont structurées par canton puis par bureau de vote et les rues sont classées dans l’ordre de passage des agents recenseurs. Un dépouillement des listes dressées entre 1856 et 1911, consultable en salle de lecture, permet de retrouver rapidement la cote qui vous intéresse.
Après 1946, les communes n’ont plus eu obligation de remettre un exemplaire des listes nominatives aux Archives départementales et après 1975, l’établissement même de ces documents a été interdit par la Commission nationale de l’informatique et des libertés : moins complète (les listes marseillaises sont totalement absentes), la série se clôt donc avec le recensement de 1975.
Les recensements organisés par l’Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques depuis 1946 comprennent d’autres documents, encore plus précis que les listes nominatives : ce sont les bulletins individuels, les feuilles de ménage et les bordereaux de maison. Mais outre qu’ils sont strictement incommunicables durant 75 ans, ils n’ont été conservés intégralement que pour les recensements de 1954, 1962 et 1968. Ultérieurement (recensements de 1975, 1982 et 1990), du fait de la constitution de fichiers informatiques conservés par les Archives nationales, seule une sélection de documents, appelée échantillon géographique permanent a été préservée.
A signaler enfin que les Archives communales conservent en série F des séries de listes nominatives souvent plus complètes, notamment pour les recensements antérieurs à 1836.

Retrouvez les listes nominatives de recensement de population des Bouches-du-Rhône dans la base Recensements, rubrique "Archives en ligne".
Attention : conformément aux préconisations de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL), les listes nominatives de moins de 100 ans (postérieure à 1906) ne sont pas accessibles en ligne via le site internet. En revanche, elles sont consultables numérisées dans les salles de lecture jusqu'en 1931.

les listes électorales

A la différence des listes nominatives de recensement, les listes électorales ne concernent qu’une fraction limitée de la population, même si elle va croissant.
De 1815 à 1848, période du suffrage dit censitaire, les listes électorales ne comprennent que les citoyens les plus imposés, seuls habilités à voter. Le cens varie, selon qu’il s’agit d’élections législatives ou municipales et, à partir de 1831, il est abaissé pour les municipales : aussi les listes sont-elles plus fournies. En 1848, la Seconde République institue le suffrage universel mais celui-ci reste exclusivement masculin jusqu’en 1944. Bien entendu, les étrangers et les ressortissants français privés de leurs droits civiques ne figurent pas sur les listes électorales.
Le décret du 2 février 1852 fixe les éléments à faire figurer sur les listes électorales : nom, prénoms, surnom, date et lieu de naissance, domicile et profession ; à l’exclusion de la profession, ces informations figurent encore sur les listes élaborées aujourd’hui.
Dressées à l’échelon de la commune, actualisées chaque année et refondues tous les trois ans, les listes électorales, qui sont versées aux Archives départementales par la Préfecture, ne sont pas collectées ni conservées systématiquement et les séries détenues dans les communes sont souvent plus complètes, notamment à Marseille (Archives municipales, cotes 1 K et 900 W).

Voir aussi

>> Les services statistiques

Les registres matricules du recrutement militaire

Les bureaux de recrutement du ministère des Armées ont commencé à établir des registres matricules en 1872. Ces documents sont particulièrement riches en informations sur la population masculine et leur maniement est facilité par d’excellentes tables annuelles.
Trois bureaux de recrutement intéressent le département des Bouches-du-Rhône : Marseille, Marseille-Digne et Marseille-Toulon. Les registres de ces deux derniers bureaux concernent en effet certains cantons des Bouches-du-Rhône et sont conservés aux Archives départementales des Alpes-de-Haute-Provence et du Var. Les registres du bureau de Marseille sont naturellement conservés aux Archives départementales des Bouches-du-Rhône, centre de Marseille.
Les registres du recrutement militaires sont composés de feuillets nominatifs appelés états signalétiques et des services (militaires). En sus d’un résumé de la carrière militaire (régiments, campagnes, décorations), ces états fournissent pour chaque conscrit les informations suivantes : état civil complet, changements d’adresses, signalement physique, renseignements divers utiles à l’armée (par exemple, si le conscrit joue d’un instrument, sait nager ou monter à cheval), degré d’instruction et observations complémentaires (par exemple, si l’inscrit est naturalisé ou fils d’étranger, s’il a des infirmités ou des maladies particulières).
Pour accéder à la case de votre ancêtre, c’est-à-dire à son état signalétique et des services, vous devez d’abord retrouver son numéro de matricule. Pour cela, il faut consulter la table alphabétique de l’année où votre ancêtre a eu 20 ans ; au préalable, tentez de vous assurer qu’il résidait bien dans les Bouches-du-Rhône à ce moment-là. Une fois le numéro connu, il n’y a plus qu’à identifier la cote du registre matricule où figure l’état signalétique correspondant.  
Avant l’instauration des registres matricules, il existe une autre source, constituée par la Préfecture et qui a d’ailleurs perduré : il s’agit des listes de conscrits ou de tirage au sort, rebaptisés ultérieurement recensements militaires (ou recensements des classes). Ces documents sont cependant beaucoup moins riches. Le ministère de la Défense a versé les registres matricules jusqu’à la classe 1940 (conscrits nés en 1920). Pour la période plus récente, il faut contacter :

le Bureau central des archives administratives militaires
Caserne Bernadotte
64023 Pau cedex
téléphone : 05 59 40 46 92.

Attention : après 1940, les prochains registres matricules seront classés en série W.

Retrouvez les registres matricules de recrutement militaire des Bouches-du-Rhône (1872-1921) numérisés et en ligne dans la rubrique "Archives en ligne, base Registres matricules de recrutement militaire.

Voir aussi

>> Les affaires militaires

Informations complémentaires

>> Mémoire des hommes

Les dossiers de naturalisation

Les dossiers de naturalisation sont conservés au Centre historique des Archives nationales (sous-série BB  11, 1789-1927) et au Centre des Archives contemporaines (1927-1962).
Cependant, les Archives départementales détiennent les doubles des dossiers de demande constitués par la Préfecture : la série est intégrale pour toutes les demandes antérieures à 1940 ; pour les demandes postérieures, un échantillon important a été conservé.
Par ailleurs, la table imprimée des naturalisations pour la période 1900-1979 est consultable en salle de lecture. Elle vous permettra, si vous l’ignorez, de retrouver la date de naturalisation de votre ancêtre.

Informations complémentaires

>> Centre Historique des Archives Nationales

Les dossiers de Légion d'honneur

Les dossiers de demande d’attribution de la Légion d’honneur sont conservés au Centre historique des Archives nationales, pour la période antérieure à 1954 (fonds LH), et au Centre des archives contemporaines de Fontainebleau pour la période postérieure. Les dossiers des personnes décorées sont indexés dans la base de données culture Léonore.
Par ailleurs, les Archives départementales conservent un double de tous les dossiers instruits par la Préfecture des Bouches-du-Rhône entre 1815 et 1940, qu’ils aient abouti ou non. Ces dossiers ont été entièrement dépouillés, classés par ordre alphabétique et intégrés dans l'instrument de recherche de 1 M Administration générale du département. Après 1940, il faut consulter les versements contemporains.

Informations complémentaires

>> Centre Historique des Archives Nationales

>> Base de données Léonore

Les dossiers d'enfants assistés

Enfants abandonnés, enfants trouvés, enfants assistés : ces différentes expressions renvoient à une réalité qui perdure de siècle en siècle et qui a donné naissance à des archives abondantes, mais dont l’accès n’est pas toujours aisé, pour les plus anciennes parce que les sources sont très dispersées, pour les plus récentes parce que la loi continue de préserver en priorité le secret des origines.

Ce que dit la loi

L’enfant abandonné peut accéder à tout moment à son dossier, mais ce droit est limité. Il ne s’exerce pas pour les pièces permettant d’identifier ses parents lorsque ceux-ci ont demandé le secret. En dehors de l’enfant lui-même, la loi ne reconnaît aucun droit particulier aux membres de sa famille ni aux autres ayant-droits. Que vous soyez l’enfant, le petit-enfant ou l’ami très proche, vous serez soumis aux règles générales de communication qui appliquent aux dossiers de pupilles le délai de 50 ans à compter de la clôture, laquelle a lieu ordinairement lorsque le pupille a atteint la majorité légale.
Si le dossier contient des documents d’état civil, des pièces de procédure juridictionnelle ou encore des documents mettant en cause le secret médical, ces pièces, qui suivent des délais de communication plus longs (100 et 120 ans), seront donc retranchées du dossier avant communication, sauf si vous avez obtenu une dérogation.

En pratique

Pour les dossiers clos depuis moins de cent ans, c’est le service de l’aide sociale à l’enfance qui se chargera de faire la recherche et qui vous fixera un rendez-vous pour que vous puissiez venir consulter les pièces communicables. Pour entrer en rapport avec ce service, il faut écrire à l’adresse suivante :

Conseil départemental 13
Direction Générale Adjointe de la Solidarité
Direction de l'Enfance, Service Adoption et Recherche des Origines (S.A.R.O.)
4, quai d'Arenc
13002 Marseille
Tel : 04 13 31 94 52.

Pour les dossiers clos depuis plus de cent ans, vous pouvez vous rendre directement aux Archives départementales. Cependant, il est souvent malaisé de retrouver la trace d’un enfant abandonné au XIXe siècle et c’est encore plus difficile si l’abandon a eu lieu auparavant.


 

sous l’Ancien Régime

de nombreuses institutions, implantées dans les grands centres urbains de la Provence, tentent de secourir les enfants abandonnés mais leur suppression, sous la Révolution, a souvent été fatale à leurs archives. Pour retrouver la trace d’un enfant, si vous avez la chance de connaître l’établissement où il a été placé et si les archives de cet établissement ont été conservés, tout va bien. Sinon, armez-vous de patience en sachant qu’elle ne sera peut-être pas suffisante.


 

de 1777 à 1861

Durant la première moitié du XIXe siècle, l’assistance aux enfants abandonnés commence à se structurer, les établissements sont moins nombreux que sous l’Ancien Régime et surtout est créée une inspection des enfants assistés qui va contribuer à centraliser les informations. Cependant, il reste encore des lacunes importantes dans les archives : en particulier, aucun dossier individuel n’a été conservé pour cette période. Vous trouverez au centre de Marseille dans la sous-série 45 HD :


 

à partir de 1861

Avec l’organisation d’un véritable service départemental des enfants assistés, se constituent des séries sans lacunes de dossiers individuels, cotés 6 X. Des répertoires alphabétiques annuels des admissions, qui ont été microfilmés, permettent d’identifier le numéro matricule attribué à l’enfant recherché et d’accéder ainsi à son dossier.

Les registres des hôpitaux

Les Archives départementales ne conservent les archives d’aucune clinique privée. En revanche, de nombreux fonds d’hôpitaux ont été déposées aux Archives départementales. Ils concernent cependant, en majorité, des établissements d’Ancien Régime. Les fonds d’archives déposés pour les établissements en activité depuis 1800 ne comprennent aucun dossier individuel d’hospitalisation (dossiers médicaux), à l’exception de celui de l’Institut Paoli-Calmettes (1503 W, dossiers de patients hospitalisés entre 1939 et 1966) et de quelques autres hôpitaux comme la Conception, la Timone ou encore l'Hôpital Houphouët-Boigny dont les Archives ont conservé quelques échantillons de dossiers. Mais ils peuvent renfermer des registres d’enregistrement des entrées et sorties des malades, qui constituent une source d’appoint intéressante pour la recherche généalogique.

Pour savoir quels hôpitaux ont déposé leurs registres d’entrées et de sorties, et pour quelle période, il faut consulter la base de données Clara ou vous rendre en salle de lecture.
De nombreux établissements relevant aujourd’hui de l’Assistance publique - Hôpitaux de Marseille conservent encore leurs registres de moins de 100 ans. Si vous souhaitez les consulter, il convient d’écrire à l’adresse suivante :

Assistance publique - Hôpitaux de Marseille
Direction générale des services administratifs
80, rue Brochier 13005 Marseille
téléphone : 04 91 38 20 00.

le dossier médical d’une personne décédée durant son séjour à l’hôpital peut être communiqué aux ayant-droits par l’intermédiaire du praticien.

Voir aussi

>> Les Archives des hôpitaux déposées

Les dossiers de personnel

Les Archives départementales conservent un grand nombre de dossiers de personnel. Il s’agit dans tous les cas de fonctionnaires et, le plus souvent, d’agents dont la carrière a été entièrement gérée à l’échelon du département (et non par un ministère). Trois ensembles de dossiers peuvent être signalés :

Les dossiers de personnel ne sont pas conservés systématiquement mais font l’objet d’un tri, 90 ans après la date de naissance de l’agent.

De plus, les dossiers conservés ne sont communicables que 50 ans après la date de clôture du dossier, voire 120 ans après la date de naissance de l'intéressé. De ce fait, la plupart des dossiers conservés aux Archives départementales ne sont communicables que par dérogation, à l’exception de dossiers d’enseignants très anciens (série 1 T). Le fait d’être un descendant de la personne ne vous donne aucun droit particulier de consultation du dossier. Il est donc conseillé, si vous cherchez un dossier de personnel, d’écrire aux Archives départementales avant de vous rendre en salle de lecture.

Les archives judiciaires

Les archives de la justice civile (tribunaux civils, justices de paix, tribunaux d’instance) sont une mine de renseignements d’état civil. Vous pourrez ainsi consulter avec profit aux Archives départementales :
les ordonnances sur requête (tribunaux civils d’Aix, Marseille et Tarascon) qui concernent les modifications apportées à l’état civil d’une personne (changement de nom ou de prénom, correction d’une erreur, etc) ; les jugements d’adoption et ceux attribuant le titre de pupille de la Nation aux orphelins de pères morts pour la France (tribunaux civils d’Aix, Marseille et Tarascon) ; les jugements de divorce (tribunaux civils d’Aix, Marseille et Tarascon), sauf bien sûr pour la période 1816-1884 où le divorce avait été supprimé !
Les procès-verbaux des conseils de famille et les jugements de tutelle ou de curatelle (justices de paix et tribunaux d’instance).

Voir aussi

>> Les justices de paix et les tribunaux d'instance

>> Les tribunaux de première puis de grande instance

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