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Archives départementales des Bouches-du-Rhône

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Les archives et vous

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Ce qu'il faut savoir

Dernière mise à jour septembre 2016

 

Une des missions des Archives départementales des Bouches-du-Rhône est de collecter pour les conserver et les mettre à la disposition de tous la plupart des archives publiques constituées dans le département. Sont concernées :  

D'autre part, les communes de moins de 2000 habitants doivent déposer aux Archives départementales la plupart de leurs archives centenaires.
Enfin, les Archives départementales sont habilitées à acquérir, à recevoir en don, legs ou dation, ou à accepter en dépôt des archives privées présentant un grand intérêt historique, que ces archives émanent de personnes physiques ou morales, de familles, d'entreprises ou d'associations.
Le versement, le dépôt et le don de documents aux Archives départementales s'opèrent selon des procédures précises.

Vous travaillez dans un service déconcentré de l'Etat

Les dossiers, plus ou moins anciens, comme les fichiers électroniques que détient le service administratif ou la juridiction où vous travaillez, sont des archives publiques et ont acquis ce statut, qui les rend inaliénables et imprescriptibles, dès leur premier jour d’existence.

Vous ne pouvez pas les éliminer sans le visa du Directeur des Archives départementales, qui est un fonctionnaire de l’Etat relevant du ministère de la Culture (direction des archives de France). Si vous êtes amené à les déménager, vous devez le faire sous son contrôle. Vous êtes tenu de verser aux Archives départementales ceux qui présentent un intérêt historique.

Le Directeur des Archives départementales peut opérer sans préavis des visites d’inspection des archives courantes et intermédiaires.
Au-delà du contrôle de régularité, l’intervention du Directeur des Archives départementales peut revêtir la forme d’un conseil et d’une assistance méthodologique, notamment pour ce qui concerne

Les demandes d’élimination d’archives comme les versements aux Archives départementales sont formalisées dans des documents appelés respectivement bordereau d’élimination et bordereau de  versement.
Pour vous procurer les modèles papier ou électroniques de ces formulaires, adressez-vous aux Archives départementales.

Contact : 04 13 31 82 08.

Voir aussi

Formulaire de bordereau de versement (fichier .doc36 Kb)

Formulaire de bordereau d'élimination (fichier .doc22 Kb)

Vous travaillez dans une collectivité territoriale

Les dossiers, plus ou moins anciens, comme les fichiers électroniques que détient la collectivité territoriale (ou l’établissement public local ou le groupement) où vous travaillez, sont des archives publiques et ont acquis ce statut, qui les rend inaliénables et imprescriptibles, dès leur premier jour d’existence.

Vous ne pouvez pas les éliminer sans le visa du Directeur des Archives départementales, qui est un fonctionnaire de l’Etat relevant du ministère de la Culture (direction des archives de France). Si vous êtes amené à les déménager, vous devez le faire sous son contrôle.

Le Directeur des Archives départementales peut opérer sans préavis des visites d’inspection des archives courantes et intermédiaires de votre collectivité.
Si votre commune compte moins de 2000 habitants, ses archives centenaires et les registres d’état civil comptant plus de 150 ans d’âge doivent être déposées aux Archives départementales (code du patrimoine, art. L212-11 à L212-14).

Ces documents restent la propriété de la commune.

Au-delà du contrôle de régularité, l’intervention du Directeur des Archives départementales peut revêtir la forme d’un conseil et d’une assistance méthodologique, notamment pour ce qui concerne :

Les demandes d’élimination d’archives sont formalisées dans des documents appelés bordereaux  d’élimination. Pour vous procurer les modèles papier de ces formulaires, adressez-vous aux Archives départementales.

Contact : 04 13 31 82 08.

Voir aussi

Formulaire de bordereau d'élimination (fichier .doc22 Kb)

Bordereau d'élimination pour les communes (fichier .doc24 Kb)

>> Les archives communales déposées

Informations complémentaires

>> Conseil général des Bouches-du-Rhône

>> Conseil régional de Provence Alpes Côte d'Azur

Vous détenez des archives privées

Les Archives départementales ne constituent pas seulement le lieu en quelque sorte naturel de conservation des archives publiques. Elles peuvent aussi recevoir, afin de leur offrir les meilleures conditions de préservation et de valorisation, les fonds d’archives privées présentant un grand intérêt historique.

Les archives privées sont traditionnellement réparties en six grandes catégories :

On peut encore citer les archives d’architecture, à mi-chemin des archives personnelles et des archives d’entreprise, les fonds se constituant de plus en plus souvent au niveau de l’agence. Elles sont particulièrement recherchées par les Archives 13.

Si vous détenez des documents qui vous paraissent présenter un grand intérêt historique, merci d’envisager la démarche consistant à les confier aux Archives départementales. Sur le plan juridique, vous avez le choix entre plusieurs solutions :

Les Archives départementales peuvent également procéder à des achats de documents isolés auprès de marchands spécialisés, plus rarement auprès de particuliers.

Contact : 04 13 31 82 08.

Voir aussi

>> Les archives d'origine privée

Contrat de dépôt (fichier .doc27 Kb)

Lettre d'intention de donation (fichier .doc23 Kb)

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